До відділу ДРАЦС у Віницькій області Управління державної реєстрації Центрально-Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Хмельницький) звернулась заявниця із проханням роз’яснити їй процедуру проставлення апостиля на виписках з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, а також про  причини відмови у проставленні апостиля (інформація станом на 11.11.2020 р.)

 

   Відповідь. Апостиль - це  міжнародний штамп, яким засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.    Іншими словами, апостиль це підтвердження законності та справжності документа, а також підтвердження того, що людина, яка підписала відповідний документ, мала на це всі необхідні повноваження.

 

Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністертсва юстиції України або надіслання заяви про проставлення апостиля поштовим звязком до Міністерства юстиції України чи йоо територіальних органів, крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань.

 

Виписка з Єдиного державного реєстру, копія запиту щодо надання такої виписки та документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від такої сплати, передається виключно державним реєстратором  уповноваженій посадовій особі відділу державної реєстрації актів цивільного стану  для проставлення на такій виписці апостиля.           

 

Наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5 встановлено плату за надання послуг з проставлення на документах для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян ( 85 грн.). 

 

Після отримання такої виписки посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану відповідного територіального органу за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує відповідну заяву та реєструє її у наведеному Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації. На сформованій заяві проставлення власного підпису заявником не здійснюється.

 

За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладення власного електронного цифрового підпису та проставленням на документ електронного цифрового підпису (печатки) Міністерства юстиції України. 

 

 

Документи, подані для проставлення апостиля видаються заявнику або іншій особі зазначеній заявником у заяві, посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України, до якого було подано документи, у тому числі передані державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

 

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

- документ призначається для використання в країні, яка не приєдналась до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

- не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;

- документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі таабо не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов’язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;

- текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

- документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку; 

- у документі є незастережені виправлення або дописки;

- до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

- компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток таабо штампів.